教材管理是教学管理工作的重要环节，是保证教学活动正常运转的基本条件。为了加强我院的教材管理工作，促进教材管理工作的规范化、科学化，特制订如下规定。

一、职责分工

教材管理工作由教务处牵头负责，教务处、各院（部）、书刊发行部和财务处共同完成。职责分工如下：

教务处:负责组织安排教材征订和发放工作，包括提出征订要求，规定征订时间，收集、汇总并审核各院（部）提交的教材征订表并将通过审核的教材征订汇总表提交给书刊发行部，接收并发放各院（部）的教材。

各院（部）:教材工作实行院（部）教学主任负责制。各院（部）应按教务处下发的教材征订通知要求执行到位，按时按要求提交教材征订表（包括纸质稿和电子稿）；课程使用的教材均以任课教师所属院（部）的教研室为单位集体讨论选订，由教研室主任负责审核把关；各院（部）在规定时间内须将教材征订计划中的教材基本信息录入学院教务网络管理院统中的教材管理子院统，同时在教务管理院统中按照教学计划将教材名称按课程分配到各行政班级，并录入教材征订数量、使用班级等有关信息。

书刊发行部:根据教务处提供的教材征订单，及时准确地将教材采购到位，并协助教务处完成教材发放工作。

财务处:负责代收学生教材费用和学习资料费用，支付（补收）毕业生的教材费用差额和支付教师所用的教材费用；根据教务处提供的相关数据和信息，核对学生数据库中相关资料（如学生学籍、学生交费欠费情况、学生银行账户等），并向财政申请款项，准备资金，在毕业生离校前10天内办理好毕业生退款手续。

二、订购发放程序

教材订购每年分春季和秋季两次进行。

秋季学期使用教材的订购：4月30日前教务处下发教材征订通知；5月25日前各院（部）将教材征订表报送教务处并在教务网络管理院统中录入所订购教材的相关信息；6月8日前教务处将审核通过后的教材征订表提交给书刊发行部。

春季学期使用教材的订购：9月30日前由教务处下发教材征订通知；10月25日前各院（部）将教材征订单报送教务处并在教务网络管理院统中录入所订购教材的相关信息；11月8日前教务处将审核后的教材征订单提交给书刊发行部。书刊发行部应及时按征订计划采购教材，确保教材供应按时到位。

教材的发放由教务处负责组织，书刊发行部参与。在发放教材时，各院（部）应组织学生以行政班为单位统一到教务处领取。学生在领取教材时，须当场核对教材名称、种类、数量，并查看质量，一经领出，除质量问题（如缺页、残页、倒装等）外，概不退换。教师使用的教材，由院（部）统一造表，经院(部)教学主任和教务处分管处长审核、签字盖章，由院（部）统一领取。教师领取的教材如未改版或更换，须使用三年以上，三年之内不得复领。

三、费用结算办法

学生预交的教材费由财务处统一管理。每学年初，学生按要求缴纳教材费；每学年底，教务处、书刊发行部和财务处结算，核实教材订购、领用、发放及教材费使用情况。学生毕业时，其教材费统一结算，多退少补。

免费师范生入学时，一次性预交作业本等资料费200元（暂定）；其他学生每学年均预交教材、资料、作业本等费用500元；教师领用教材所需经费纳入教务处经费预算，由学院承担；教师所用教学参考书由各院（部）自行购买。

教材费用结算应以院（部）的教材订购台账、教务处的教材汇总台账和教材订购到位总台账、学生教材及资料发放台账、教师教材领用台账等五个台账为依据。学院最终结算以学生教材及资料发放台账和教师教材领用台账为依据，与书刊发行部进行结算。

四、责任追究

在教材的征订、采购、发放和结算过程中，因工作迟缓或出现差错，影响订购进度，造成经济损失，甚至影响正常教学秩序的，一律按教学管理事故处理，实行责任追究。

（一）院(部)教材管理事故的分类及责任追究

1.有下列情形之一的,为一般教学管理事故

(1)院（部）教材征订表迟交达到5天；

(2)延期提交教材征订网络院统信息（包括教材基本信息录入教务院统、在教务院统中将教材按课程分配到各行政班级）达到5天；

(3)少订、多订30-45本教材。

2.有下列情形之一的,为严重教学管理事故

(1)院(部)教材征订表迟交达到10天；

(2)延期提交教材征订网络院统信息（包括教材基本信息录入教务院统、在教务院统中将教材按课程分配到各行政班级）达到10天；

(3)少订、多订46-100本教材。

3.有下列情形之一的,为重大教学管理事故

(1)院(部)教材征订表迟交达到15天；

(2)延期提交教材征订网络院统信息（包括教材基本信息录入教务院统、在教务院统中将教材按课程分配到各行政班级）达到15天；

(3)少订、多订100本以上教材；

(4)漏订、错订、重复征订教材。

出现上述教材管理事故，按《皇冠教学事故认定与处理办法》（湘一师院字〔2009〕64号）规定的程序对相关责任人进行责任认定和相应处理；适当扣除相应院（部）预算内管理经费，并取消院（部）和责任人的年终评优资格。

（二）教务处教材管理事故的分类及责任追究

在各院（部）按时提交教材征订表的前提下，对教务处的责任追究如下：

1.有下列情形之一的,为一般教学管理事故

(1)未及时下发教材征订通知；

(2)未及时审核汇总各院（部）的教材征订表，教材征订汇总表迟交给书刊发行部达到5天。

2.有下列情形的,为严重教学管理事故

未及时审核汇总各院（部）的教材征订表，教材征订汇总表迟交给书刊发行部达到10天。

3.有下列情形的,为重大教学管理事故

未及时审核汇总各院（部）的教材征订表，教材征订汇总表迟交给书刊发行部达到15天。

出现上述教材管理事故，按《皇冠教学事故认定与处理办法》（湘一师院字〔2009〕64号）规定的程序对相关责任人进行责任认定和相应处理,并取消教务处和责任人的年终评优资格。

（三）财务处教材管理事故的分类及责任追究

1.有下列情形的,为一般教学管理事故

未仔细核对学生教材及资料发放台账、教师教材领用台账和书刊发行部的教材总款项，出现11-15位学生教材结算错误。

2.有下列情形的,为严重教学管理事故

未仔细核对学生教材及资料发放台账、教师教材领用台账和书刊发行部的教材总款项，出现16-30位学生教材结算错误。

3.有下列情形之一的,为重大教学管理事故

(1)未仔细核对学生教材及资料发放台账、教师教材领用台账和书刊发行部的教材总款项，出现31位以上学生教材结算错误；

(2)因结算学生教材款项出错导致学生不稳定，影响学院教学管理和其他工作。

出现上述教材管理事故，按《皇冠教学事故认定与处理办法》（湘一师院字〔2009〕64号）规定的程序对相关责任人进行责任认定和相应处理，并取消财务处和责任人的年终评优资格。

（四）书刊发行部的责任追究

在教务处提交教材征订表后，除因出版社改版等特殊原因外，若书刊发行部在每学期开学前未将教材购买到位，按未采购到位教材总码洋的1.5倍处以罚款，并取消其部门年度考核评优资格。

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2014年9月1日